時間：2023-10-09 10:54:07
序論：在您撰寫人事檔案個人托管時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
關鍵詞：人事檔案管理，創(chuàng)新模式
目前我國的事業(yè)單位在其提供利用與人事檔案管理等方面進行了積極的探索和改革，獲得了一定的成績和許多寶貴的經(jīng)驗，得到了社會良好的反響，在社會主義建設中發(fā)揮了其應有的作用。但隨著我國經(jīng)濟社會不斷向前發(fā)展，人事制度的改革力度不斷加強，這使得傳統(tǒng)人事檔案管理在管理體制、管理的方式方法、材料構(gòu)成、提供利用等方面的問題逐漸凸顯。在新形勢下，為完善我國事業(yè)單位人事檔案管理，就必須對事業(yè)單位的人事檔案管理模式進行創(chuàng)新。
1 人事檔案管理創(chuàng)新模式的含義
人事檔案管理創(chuàng)新模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關，因此它應是一種社會化、開放式管理模式。其具體含義有以下四點：一是人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務對象具有較強的社會性；二是人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容具有復雜性；三是利用者對人事檔案需求具有多樣性；四是人事檔案管理方式和服務方式具有開放性。
2 人事檔案管理創(chuàng)新模式的意義
在我國，戶籍和人事檔案極大地制約了人才的流動。若一個人想要調(diào)到能夠更好地發(fā)揮其各方面的專長特點的單位或者地方工作。原單位人事檔案的管理模式就會對其跳槽具有極大的制約作用。原工作單位的領導如果不同意他調(diào)走，他的戶口與人事檔案便不可以轉(zhuǎn)走，那么，即使這個人不顧及這些仍然執(zhí)意要離開原單位，他在家庭、工作、住房、婚姻等方面還是會遇到許多的麻煩。但如果建立了開放式的人事檔案管理模式，每個人都是社會人而不只是單位人，社會化的人才機構(gòu)對每一個人的人事檔案進行集中統(tǒng)一的管理，并與人事制度、戶籍制度等協(xié)調(diào)運行，這樣一來很多問題都會迎刃而解。因此，在社會主義市場經(jīng)濟條件下，開放式的人事檔案管理模式的建立和完善是十分必要的。
3 事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新模式
3.1把分散多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理
一直以來，分散多頭的人事檔案管理產(chǎn)生了許多的弊端，應當進行相應的改革。一是要改變各級部門都管理人事檔案的陳舊的管理體制，實施相對集中的統(tǒng)一管理體制，既能夠節(jié)約人力物力，從而提升管理水平，防止各單位、部門之間互相踢皮球，又有利于提升利用的效率以及達到現(xiàn)代化、規(guī)范化的人事檔案管理。二是應當建立與干部能上能下的用人制度、全員聘任制、人事制、干部轉(zhuǎn)崗分流的人事政策等現(xiàn)代人事政策制度相符合的人事檔案管理制度，而不單單是干部檔案管理制度。三是由于現(xiàn)有的人事檔案管理獨立于我國的檔案系統(tǒng)，但其又是檔案工作十分重要的一個組成部分，因而應當把人事檔案管理切實納入到我國的檔案事業(yè)系統(tǒng)里面來，接受國家檔案行政管理部門的宏觀指導。雖然人事檔案和其它的專門檔案一樣，有其特殊性，但其畢竟屬于檔案的范疇，具有檔案的共性，因此，國家的檔案政策法律法規(guī)對人事檔案管理同樣具有指導作用。
3.2建立社會化開放式管理模式
我國社會發(fā)展的不斷進步對人事檔案管理提出了新的要求，改革舊管理體制勢在必行，開放式社會化的人事檔案管理模式的一種創(chuàng)新。人事檔案開放式社會化管理模式，包括人事事務所、人事檔案文件托管中心、人才交流中心等社會的第三方機構(gòu)與相應的人事制度戶籍制度，實質(zhì)是人事檔案工作的所有環(huán)節(jié),從單位檔案室轉(zhuǎn)移到第三方組織,目的是要實現(xiàn)人事與公共管理的人事檔案。例如，人事檔案就可以保存在特殊的人事檔案托管中心，仲裁工作和人事認定就可以交給人事事務所處理，人才的流動和開發(fā)則由特殊的人才交流中心來進行。本文主要討論人事檔案文件托管中心的管理方法以及人事制度。
3.2.1 人事檔案文件托管中心
作為開放式社會化人事管理模式的重要組成部分，人事檔案文件托管中心的建立可以很好地推進事業(yè)單位的人事改革。計劃經(jīng)濟下陳舊的人事檔案管理制度，其人事檔案由用人單位管理，在當時的環(huán)境下，這是可行的。但社會主義市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，這在當時是可行的。但是隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，在各單位人事制度改革之后,人員調(diào)動越來越頻繁，社會的流動人口增多,以前的人事檔案管理方式并不能繼續(xù)滿足現(xiàn)實的需要:此外,為了解決人事檔案管理過于分散的問題,也應該成立一個集中的人事檔案托管機構(gòu)。鑒于此,有人提議成立國家人事檔案中心,就是在《中華人民共和國檔案法》的基礎上,按照“統(tǒng)一領導,分級管理”的原則,在某些地區(qū)設立各級國家人事檔案托管中心,集中管理該區(qū)域內(nèi)的人事檔案。這個提議有一定的合理性,但現(xiàn)實實行起來并不容易,仍需進一步的探索與研究。建立人事檔案文件托管中心,符合市場經(jīng)濟的發(fā)展要求,有利于打破限制了人才流動的枷鎖,推動人員流動檔案管理的規(guī)范化,達到雙贏的局面。人事檔案文件托管中心的主要職責與任務是：確保人事檔案質(zhì)量、保證人事檔案被合法使用以及按規(guī)定提供和配置相應的軟硬件設施等。對于各事業(yè)單位委托的人事檔案，在保證其信息安全與質(zhì)量的條件下，積極配合該單位的人才引進戰(zhàn)略，促進人才的流動；而對于流動人員的人事檔案，則應協(xié)調(diào)好其各人才服務中心以及其他類似機構(gòu)的關系，在這個過程中，一方面要建立雙方聯(lián)系機制,不斷繼續(xù)收集與完善其人事檔案信息,充分運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，提高工作效率,而另一方面不得私自提升其托管的費用,以為社會服務的良好態(tài)度管理好每個文件。
3.2.2 人事制度
人事制度是把人員使用和人事關系管理二者分離開來的一種管理制度，包括人事檔案交給第三方機構(gòu)來管理。通過人事的方法，把流動人員的人事檔案管理社會化，從而基本上解決了個人人事檔案管理依附于用人單位的問題，防止個人私自攜帶檔案與用人單位私自扣留檔案的現(xiàn)象。人事制度的建立實現(xiàn)了人事管理工作由粗放型向集約型服務的一個重要的轉(zhuǎn)變。如中國科學院推行人事制度，打破了人才的壁壘，在實踐中得到了廣泛的肯定。在這以前，中科院和很多單位一樣，人事檔案由其自身的人事管理部門管理，限制了人員的流動，導致用人方式的僵化。隨后其實施了人事，專門委托中科院人才交流開發(fā)中心來管理職工的人事檔案，此后，30多名新進入網(wǎng)絡中心的應屆畢業(yè)生的人事檔案都已經(jīng)放在了這個人才交流中心，目前，中科院已全部推行了合同聘用制，每年引進了大量的各類人才，依靠其有效的激勵措施與管理機制留住了人才，而其他無編制的科研人員的流動更是十分頻繁，但是其人事檔案管理工作仍然僅僅有條。通過這種方式，能夠依據(jù)其經(jīng)費狀況與科研項目的階段性需求來慎重用人，形成科研人員數(shù)量的動態(tài)變化，為中科院形成了良好的人才競爭環(huán)境做出了重大的貢獻，促進了知識的創(chuàng)新。除了中科院外，我國還有很多事業(yè)單位也采取了人事制度，比如中南大學、大連海事大學等高等院校，未來一定會有更多的事業(yè)單位采用這種方式來管理其人事檔案，開展人事工作，這一制度也將成為社會主義市場經(jīng)濟下嶄新的人事檔案管理制度。
參考文獻：
【1】趙澤芳.試論人事檔案管理模式的變革［J］.辦公司業(yè)務，2011（03）
在計劃經(jīng)濟體制下，無論是機關、企事業(yè)單位都是公有，人是“單位的人”，通過單位進行自己的政治、經(jīng)濟、社會生活。單位管理約束一個人的重要手段，就是管理、控制他的人事檔案，依據(jù)上面的資料記載，決定其工作崗位及待遇。過去幾十年，人事檔案在中國是一個人的歷史記載、資歷證明記載，是一個人踏人社會工作崗位的“準人證”。
大學生的人事檔案是其成長過程中的真實記載，下面我想就大學生在非國有單位就業(yè)時人事檔案出現(xiàn)的幾種情況以及如何采取對應的管理措施。
一、大學生在非國有單位就業(yè)時人事檔案的幾種情況
按國家規(guī)定：目前我國只有機關、事業(yè)單位和國有企業(yè)才有人事檔案保管權(quán)，而隨著我國經(jīng)濟建設的發(fā)展，多種體制經(jīng)濟：外資企業(yè)、民營企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規(guī)定沒有人事檔案保管權(quán)，而這些非國有單位如果聘用大學生的話，只能把他們的人事檔案放在人才交流中心并向他們交納一定的管理費用，這筆管理費用有的是非國有單位交納，有的是大學生自己交納。有的非國有單位為了節(jié)省一筆費用，根本就不去管理大學生的人事檔案的來龍去脈；而在非國有單位工作的大學生由于剛剛參加工作，人事檔案意識薄弱，再加上非國有單位“重能力、輕檔案”，于是遺棄人事檔案的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。據(jù)某咨詢公司最近的一項調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，約有80％的企業(yè)在招聘員工時根本不關心員工的人事檔案，而在乎員工的外在形象和潛在的工作能力。據(jù)統(tǒng)計，廣州市人事檔案托管中心聚集了2000年以來遺棄的檔案多達7000多份。
根據(jù)資料統(tǒng)計分析，目前大學生在非國有單位就業(yè)時人事檔案主要有以下三種情況：一是從國有單位跳槽后，自己開辦公司、下海經(jīng)商或從事自由職業(yè)的，人事檔案從單位調(diào)出后就不再加以理會；二是大學生在非國有單位工作，由于單位不能接受人事檔案，而自己一時也用不著，于是放棄檔案；三是由于沒有找到工作或選擇到非戶口所在地工作的大學畢業(yè)生，他們往往不到有關部門辦理檔案移交手續(xù)，于是出現(xiàn)遺棄檔案現(xiàn)象，而且第三類人群所占比例在逐年增大，已成為“死檔”的最大原因。
二、對應管理措施
社會學專家普遍認為：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事檔案的功能確實會相應淡化，“人檔分離”是一種社會發(fā)展趨勢。針對中國目前人事檔案管理現(xiàn)狀，廣州市人事部門有關負責人認為，人事檔案對于一個人來說并非可有可無，因為它作為記錄個人經(jīng)歷的文件材料，仍然發(fā)揮著憑證依據(jù)和參考作用。大學生將要面對的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具出國、考研等有關證明都會用到檔案。因此，教育部門有關負責人提醒大學生一定要“善待”自己的人事檔案，并提出了幾點建議：
(一)從思想上重視人事檔案。一方面，大學生自己不管在何地、何單位，從事何種職業(yè)，要從思想上重視人事檔案保管的連續(xù)性；另一方面，非國有企業(yè)也不能忽視大學生的人事檔案。在沒有人事檔案保管權(quán)的情況下，應該積極與當?shù)氐娜瞬攀袌龌蛉耸聶n案托管中心辦理人事檔案掛靠手續(xù)，使學生有一個安定放心的工作環(huán)境。
(二)應及時到托管中心辦理相關手續(xù)。大學生到不具備人事托管權(quán)的非國有單位就業(yè)時，應及時將自己的人事檔案托管到單位所在地的人才中心，并定期跟人才中心保持聯(lián)系。
(三)對于沒有落實工作單位的畢業(yè)生，如果沒有申請待業(yè)的，人事檔案將回轉(zhuǎn)到生源所在地的人事部門，畢業(yè)生應該在規(guī)定的時間內(nèi)到當?shù)厝耸虏块T報到，辦理人事檔案的相關手續(xù)，否則就會被認為是“放棄檔案”。
三、加快人事檔案電子化管理步伐
一、人事檔案管理服務“短板”突顯
人事檔案收存了人員履歷、鑒定（考評）記錄、政治歷史、黨（團）關系等個人信息，以及獎懲情況、任免（職）、工資收入等私密信息，以權(quán)威文件材料的方式記錄員工個人成長、思想發(fā)展的過往，能體現(xiàn)當事人家庭背景、從事專業(yè)、個人發(fā)展等各個方面的內(nèi)容情況。簡而言之，人事檔案是個人信息的儲存庫，概括地反映當事人經(jīng)歷全貌?；谌瞬帕鲃宇l次加快、方式愈加多樣化等現(xiàn)實，以傳統(tǒng)人工方式對人事檔案實行管理的“短板”越來越突顯。以湖南省人才流動服務中心為例，截至目前，受托管檔案高達19萬份，且每年新增檔案均在30%以上。量的迅猛增加，進一步帶來管理中存在的矛盾和問題。
1.軟件系統(tǒng)更新滯后于硬件設施建設
當前，經(jīng)批準有人事檔案管理權(quán)限的絕大多數(shù)為政府所屬人才中介服務機構(gòu)，經(jīng)長期運營發(fā)展，與人事檔案總量相匹配的硬件設施基本上都能滿足正常需要，但是在軟件配套設施、系統(tǒng)上還有較大的提升空間。湖南省人才流動服務中心目前的人事檔案管理系統(tǒng)系21世紀初期配置，近十年來，人事檔案數(shù)呈幾何倍級增長，使用的管理服務系統(tǒng)卻沒有及時升級，出現(xiàn)原始檔案信息不能加入管理系統(tǒng)，信息查詢需要“兩條腿走路”，檔案信息更新不及時，系統(tǒng)外遠程查詢、受理無法實現(xiàn)等情況。由此帶來諸多管理服務中的不便，導致優(yōu)質(zhì)人事檔案管理服務不能到位。
2.信息化程度不高制約服務水準提升
隨著上世紀末高校持續(xù)“擴招”，高校畢業(yè)生總量近年劇增，處在“擇業(yè)期”的大中專畢業(yè)生個人人事檔案，除少量能跟隨本人進入有自主管理人事檔案的用人單位，絕大多數(shù)人事檔案都進入工作地或居住地所在的人才服務機構(gòu)。這批高學歷、高素質(zhì)檔案托管人使用網(wǎng)絡的頻次非常強，大多都習慣使用網(wǎng)絡處理個人有關事宜。而由于信息化程度不高，需要辦理的事項只能往返于人才機構(gòu)和居住地之間，既給機構(gòu)前臺受理窗口帶來了巨大的工作壓力，也給檔案托管當事人增加了較大的辦理成本。
3.辦理不便捷造成人事檔案資源浪費
長期以來，廣大流動人員特別是大中專畢業(yè)生對我國人事制度及人事檔案工作缺乏足夠的了解和重視，加之檔案事務辦理程序、服務通道等方面存在一定的滯后，導致當事人對個人檔案不關心、不重視。這也是人才服務機構(gòu)每年都出現(xiàn)相當數(shù)量的“死檔”、“無人檔”的關鍵原因。另一方面，一部分民營企業(yè)對員工檔案不重視，沒有認識到通過檔案了解員工相關情況從而達到甄別、選用員工的這一便捷渠道，造成在實際工作中員工人事檔案利用率低，一定程度上帶來了檔案資源的巨大浪費。
二、加快人事檔案管理信息化建設有效途徑
檔案資源對企業(yè)、社會、個人都有非常重要的價值，隨著計算機和網(wǎng)絡通信技術的迅猛發(fā)展和應用，傳統(tǒng)檔案管理與服務方式已經(jīng)不能滿足需要。同時，隨著受托管檔案數(shù)量的劇增，以信息化建設為突破口、充分利用好檔案資源成為各級檔案管理服務機構(gòu)的必然選擇。要建立起一個融檔案保護與檔案信息處理于一體的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，建設一個有限開放性檔案管理系統(tǒng)，把檔案信息轉(zhuǎn)化為可利用的社會資源，便于企業(yè)更快捷方便尋找合適人才。
1.加大資金投入，開發(fā)一整套人事檔案管理系統(tǒng)
隨著流動人員及大中專畢業(yè)生每年累積增多，湖南省人才流動服務中心庫存人事檔案數(shù)量成倍增加，現(xiàn)行管理系統(tǒng)已不能滿足檔案管理所需，且人事檔案信息多而雜，建立一整套人事檔案管理系統(tǒng)勢在必行。
這套系統(tǒng)既要包括內(nèi)部管理系統(tǒng)，又包括遠程使用、服務系統(tǒng)。內(nèi)部管理系統(tǒng)將檔案原有的基礎數(shù)據(jù)重新導入，并在現(xiàn)有的基礎上進行完善，使之擁有一個大型人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，讓常規(guī)性查閱利用、統(tǒng)計、調(diào)取等實現(xiàn)自動化，替代現(xiàn)行人事檔案管理繁瑣的入庫查詢、效率低下的人工調(diào)取等，提高人事檔案管理的利用率和管理水平等。遠程管理系統(tǒng)應將存檔人員檔案基本信息上傳至網(wǎng)絡服務后臺，流動人員憑身份證或其他有效證件進入網(wǎng)絡服務界面即可實時查詢，有效提高效率和質(zhì)量。從長遠來看，通過一次性資金投入、借助專業(yè)技術力量，開發(fā)建設市場化人事管理系統(tǒng)，將獲得比投入更大、更有效的產(chǎn)出，實現(xiàn)遠程服務和資源共享。
2.加強培訓力度，提升檔案管理人員信息化技能
實現(xiàn)檔案管理信息化建設，一套完善的管理系統(tǒng)只是基本，要實現(xiàn)長期穩(wěn)定的管理服務預期，更需要擁有一大批高素質(zhì)高水平的檔案管理人員。
人事檔案管理操作人員不僅需要具備較強的業(yè)務素質(zhì)，而且要具備操作并使用管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全的防護措施能力。這些能力的具備和提升，需要人事檔案管理機構(gòu)加強對管理人員的培訓力度，創(chuàng)造更多的培訓交流機會，使管理人員提升自我業(yè)務水平和能力。同時，管理人員也要在思想上樹立正確的檔案管理信息化意識，能夠充分認識到檔案信息化建設的重要性，積極配合信息化建設步伐作出能力調(diào)整，有意識地加強自身檔案管理信息化方面的學習，提升自身業(yè)務技術和業(yè)務能力，增強工作的責任心和使命感。
關鍵詞：獨立學院 人事檔案 托管
獨立學院已有十多年的辦學歷程，屬于民辦性質(zhì)，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機制。按照國務院辦公廳《關于加強民辦高校規(guī)范管理引導民辦高等教育健康發(fā)展的通知》（[2006]101號）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務機構(gòu)負責管理民辦高校教師的人事檔案。”獨立學院教職工人事檔案絕大多數(shù)托管在學院所在地人才交流服務中心。獨立學院人事檔案工作雖然取得了很大的發(fā)展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨立學院自身存在的問題，也有人才交流服務中心和社會環(huán)境方面的問題。
為使人事檔案更好地為獨立學院規(guī)劃、預測和制定人才培養(yǎng)計劃提供準確的信息，為考察、任用人才提供參考依據(jù)，同時也為維護和保障教職工的個人權(quán)利提供法律憑據(jù)，筆者根據(jù)多年在人事部門工作的經(jīng)歷，提出一些看法和措施。
一、獨立學院人事檔案中存在的問題
1.人事檔案管理制度不夠完善
由于獨立學院普遍辦學歷史短，工作重點是學科建設、學風建設等教學工作，教職工人事檔案建設目前還是處于邊緣化的地位，沒有引起學院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應有的位置，人員、經(jīng)費、管理還不十分到位，檔案管理制度沒有做到規(guī)范化、制度化。獨立學院人事部門沒有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務中心檔案部門又缺乏有效的控制和制約機制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實，不能適應獨立學院對人才隊伍的考察選拔、規(guī)劃預測、開發(fā)利用等工作的需要。
2.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性
獨立學院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒有人事檔案管理權(quán)的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒有對職工相關材料進行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績、職務、職稱等經(jīng)歷進行延續(xù)的記載，無法體現(xiàn)其工作業(yè)績和技能水平，致使其到學院工作后工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。
3.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位
獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業(yè)的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。
獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業(yè)技術職稱資格材料、工資調(diào)整材料、后續(xù)教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現(xiàn)個人經(jīng)歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業(yè)特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經(jīng)歷產(chǎn)生空白的嚴重后果。
4.獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾
獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產(chǎn)生了矛盾。
其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構(gòu)，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度。獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。
其二，檔案管理與利用產(chǎn)生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現(xiàn)代化的信息技術管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預測上無法為獨立學院提供高質(zhì)量的服務。
二、改進的意見和措施
1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規(guī)范化建設
獨立學院領導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發(fā)的重要資源，是個人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據(jù)，在獨立學院發(fā)展中處于基礎性的地位。
獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據(jù)獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據(jù)，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。
2.加強人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識
獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網(wǎng)站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。
經(jīng)過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。
3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯(lián)系與溝通
人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯(lián)系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯(lián)系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問題進行研究與探討，互相交流經(jīng)驗，共同把檔案工作做好。
4.加強人事檔案管理隊伍的建設
檔案管理人員的素質(zhì)，專業(yè)水平的高低，直接關系到獨立學院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。
由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。
人才交流服務中心檔案管理專業(yè)隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質(zhì)，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案管理人員必須加強信息技術的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識又懂得信息技術的復合型檔案管理專業(yè)人員。
另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務知識的培訓，提高他們的業(yè)務水平，才能保證檔案收集、整理的質(zhì)量。
這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業(yè)務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業(yè)務指導的過程中會發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協(xié)作把檔案工作做得更好。
5.加強人事檔案信息化建設
獨立學院在人事管理工作中隨時需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對教職工作出及時、正確的評價。若人才交流服務中心檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的服務方式，需要獨立學院派人前來查閱檔案，則費力費時，很難滿足獨立學院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價值受到限制。檔案管理部門應當與時俱進，采用現(xiàn)代化的管理手段和技術，利用信息技術，把傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案，制作成數(shù)字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務中心、獨立學院可以通過網(wǎng)絡對人事檔案信息庫進行及時更新、查閱，實現(xiàn)遠距離地對人事檔案信息庫進行動態(tài)管理和維護，省時省力，這樣可極大提高人事檔案利用價值。因此，加強人事檔案信息化建設，開發(fā)人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同努力的方向和目標。
參考文獻
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一、畢業(yè)生應如何對待自己的檔案
現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關資訊作為甄選人力資源的重要證據(jù)。另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要人事檔案。由于國家相關政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人力資源服務機構(gòu)托管了。其實，學校保存的只是你的“學籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報道證人社部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人力資源服務機構(gòu)批準轉(zhuǎn)正定級；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報道日期計）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人力資源服務機構(gòu)負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用。
二、充分認識畢業(yè)生“學籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系
畢業(yè)生的學籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報道證，然后由學校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人力資源服務機構(gòu)。這時學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人力資源服務機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以實現(xiàn)。
三、畢業(yè)生就業(yè)后檔案、戶口如何轉(zhuǎn)移
畢業(yè)生的檔案由學校按其就業(yè)的單位或生源地，發(fā)機要交通專遞到各地市畢業(yè)生就業(yè)指導中心。個別高校由學生本人自帶檔案的辦法是錯誤的，畢業(yè)生就業(yè)指導部門有權(quán)拒絕接收此類檔案。畢業(yè)生的戶口由學校派出所按報到證上標明的就業(yè)單位遷移。就業(yè)報到證、升學的錄取通知書是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出的憑證。報到單位開到哪里，戶口、檔案就轉(zhuǎn)到哪里，沒有工作單位的簽發(fā)到畢業(yè)生生源地。單位沒收到檔案，則需要畢業(yè)生向各學院負責畢業(yè)生就業(yè)工作的老師查詢，看檔案發(fā)到什么地方去了，只要發(fā)的是機要交通專遞，都有詳細的地址和接收人，一般都能查到詳細情況。
四、畢業(yè)生的檔案應如何托管
按國家政策規(guī)定，組織、人事部門或其所屬的各級人力資源服務機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，畢業(yè)生考取公務員的，其檔案應由組織人事部門管理。各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理大中專畢業(yè)生的人事檔案，一般由委托的各級人力資源服務機構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人力資源服務機構(gòu)托管人事關系。另外，各級人力資源服務機構(gòu)，如省人力資源、市人力資源、各區(qū)人力資源等，它們的區(qū)別只是所屬部門不同，其他無任何區(qū)別。哪些畢業(yè)生的檔案適合到人力資源服務機構(gòu)托管呢？主要是那些不想回本地而想將戶口落在學校所在地的畢業(yè)生、準備考研的畢業(yè)生、還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生都可選擇將自己的檔案人事關系放在人力資源服務機構(gòu)托管。對那些申請出國（出境）的學生戶口和檔案，由畢業(yè)生聯(lián)系本地人力資源市場或者其他地方落實接收戶口、檔案，簽訂協(xié)議書領取報到證，到保衛(wèi)部辦理戶口轉(zhuǎn)出手續(xù)，到學院辦理檔案轉(zhuǎn)寄手續(xù)。戶口、檔案的轉(zhuǎn)入手續(xù)由學生自己負責。
五、畢業(yè)生檔案托管的內(nèi)容及享有的服務
畢業(yè)生辦理檔案托管主要包括以下內(nèi)容：（1）以保存人事檔案關系為主的人事，包括檔案管理、婚育管理、出具人事證明等；（2）以社會保險為主的，主要包括為單位和個人代辦養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、住房公積金等保險；（3）為畢業(yè)生辦理黨員轉(zhuǎn)正、職稱評定等手續(xù)；（4）辦理出國手續(xù)；（5）畢業(yè)生可以隨時流動，省內(nèi)改變單位，出省就業(yè)辦理調(diào)動手續(xù)等有關內(nèi)容。只要辦理了人事檔案，就會享有畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、檔案工資的晉級、職稱晉升申報、辦理落戶手續(xù)、出具省份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等，并可以享有代收代繳養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療保險等服務。
關鍵詞:人才檔案;管理;問題;對策
人才檔案是指企業(yè)勞動、人事部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察人才的依據(jù)。人才檔案是國家檔案的組成部分。人才檔案管理在日常工作管理中起到舉足輕重的作用，因此應當受到足夠的重視。
一、剖視河源市人才檔案管理問題
目前在我市人才檔案托管中心存放人才檔案數(shù)以萬計，有很多各單位的、有在外務工的大學生檔案等等，通過長期的管理工作，分析歸納總結(jié)我市在人事檔案管理中存在問以下四個點典型問題，這三個問題也是困擾全國各地的人事檔案管理。第一、檔案管理意識不強，重視程度不高;人事檔案管理工作對于所有單位來說，基本上不產(chǎn)生單位效益和業(yè)績，很多人及單位只認為人事檔案管理只不過是管理文書，只需要妥善保管、整理好、分類好、不外泄，滿足人事調(diào)動或者外界的查檔、調(diào)檔就可以啦，這種觀念影響了檔案管理工作的整體作用，是非常不正確。第二、檔案內(nèi)容完整性問題:人事檔案是每個人基本情況的說明書和記錄，要能夠反應一個人的整體情況，達到見檔如見人，可是現(xiàn)實情況卻不盡人意，非常多人的檔案內(nèi)容幾年甚至十幾年都不更新，檔案內(nèi)容非常至少，出現(xiàn)了時間的真空，沒有利用和參考價值;這種現(xiàn)象最多出現(xiàn)在外務工大學生，其中有很大一部分大學生畢業(yè)后直接打回本市進行人事托管，很多檔案幾乎只有大學畢業(yè)前的所有檔案，畢業(yè)后的檔案幾乎沒有，很多檔案就是死檔案。第三、檔案信息化程度較低，非常影響管理的效應;人事檔案由于存在一定的保密性，在大部分地方，人事檔案都沒有配備計算機進行信息化管理，建立數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)搜索。故非常多地級市或者縣區(qū)，如果需要查詢檔案必須到現(xiàn)場進行確認查詢，否則無法調(diào)用人事檔案。第四、有部分檔案管理工作較為混亂，認為搞經(jīng)濟建設是硬任務、硬指標，而檔案工作可有可無，部分分管領導沒有落實，使檔案工作處于松馳狀態(tài)。有的雖然制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出。執(zhí)行不嚴，不規(guī)范、人員不到位、職責不明確、任務不落實，而且不少檔案人員又缺乏必要的職業(yè)素質(zhì)和基本技能;檔案管理人員責任心不強，檔案管理混亂無序，導致其它干部或閑雜人員可以進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出和歸還檔案不執(zhí)行借還手續(xù)，借了不還時而發(fā)生，導致檔案資料丟失不知去向;甚至還有個別人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值;部分雖然建立了檔案管理領導小組，但由于執(zhí)行不力，還沒有很好的開展有效的、正常的檔案管理工作。
二、淺談河源市人才檔案管理問題解決對策
1,辭職辭退人員工作身份認定;
2,出具政審等相關證明材料;
3,出具申請辦理計劃生育指標證明;
4,集體戶口掛靠和戶口遷入遷出;
5,轉(zhuǎn)正定級,各類專業(yè)技術人員的專業(yè)技術資格考評;
6,為單位接收的大中專畢業(yè)生加蓋主管部門印章;
7,代繳社會統(tǒng)籌保險,退休手續(xù)辦理;
8,人事關系轉(zhuǎn)接,人事檔案整理存放;
9,黨員組織關系接轉(zhuǎn);
10,人員素質(zhì)測評;
11,其他人事業(yè)務和人事管理工作.
雙方責任及義務
1,甲乙雙方要嚴格按照國家,省,市有關政策規(guī)定,認真履行本協(xié)議規(guī)定的各項條款.
2,甲乙在服務期間要向乙方通報,解釋國家的有關人事制度和政策規(guī)定.
3,乙方應及時向甲方提供人事檔案托管所需的有關證明和材料,包括:
(1)在工商行政部門注冊及變更情況.
(2)托管人員的人事關系,檔案及聘用(勞動)合同或協(xié)議.
(3)按檔案管理規(guī)定必須存入檔案材料.
(4)辦理其他人事業(yè)務所需的資料.
4,甲方若不按本協(xié)議書的規(guī)定辦理人事業(yè)務,乙方有權(quán)拒絕付費或要求甲方退款.
5,乙方若不按本協(xié)議的規(guī)定交納人事檔案管理費,甲方有權(quán)停止對乙方的人事業(yè)務服務.
服務費及標準
1,雙方必須明確人事檔案管理費的繳費形式(單位,個人).人事檔案托管協(xié)議書已經(jīng)簽訂,乙方需繳納一定數(shù)額的人事檔案管理費,以后每年結(jié)算一次.
2,人事業(yè)務委托的各項收費均按國家,省,市規(guī)定的標準收取.
其他事宜
1,乙方對委托管理的人員解除聘用合同或協(xié)議,應在15日內(nèi)持有關證明,辦理該人員檔案轉(zhuǎn)存或調(diào)出手續(xù).
2,乙方因停業(yè)破產(chǎn)改制分立合并等原因被注銷營業(yè)執(zhí)照,應在1個月內(nèi)辦理解除本協(xié)議手續(xù),并妥善處理委托人員人事關系和檔案.
3,本協(xié)議一式2份,甲乙雙方各一份,自雙方簽字蓋章之日起生效.
4,本協(xié)議未盡事宜,可由甲乙雙方簽訂補充條款,補充條款與本協(xié)議具有同等效力.
補充條款:
甲方代表(蓋章) 乙方代表(蓋章)
