時間：2022-02-21 07:57:09
序論：在您撰寫檔案局服務工作計劃時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
根據(jù)省、市檔案局文件要求及縣委、縣政府下發(fā)的工作指標，為進一步加強機關檔案室基礎業(yè)務建設，促進社會主義新農(nóng)村建設檔案工作和經(jīng)濟科技檔案工作的強有力發(fā)展。我局今年的業(yè)務工作安排如下：
一、機關檔案工作
1、認真貫徹落實《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（國家檔案局令第8號），督促、指導縣直機關完成保管期限表的修訂工作，認真細致地審批各機關單位申報的歸檔范圍和保管期限表。并對xx年年各機關單位文件材料的立卷歸檔工作進行監(jiān)督與指導，使檔案管理達到規(guī)范化、標準化。
2、機關檔案信息化建設
加強各機關、企事業(yè)單位檔案信息化建設，促進檔案管理工作的電子化、數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。
3、加強民生檔案建設
民生檔案是與公眾利益直接相關的檔案，為此我們重點對社會保險檔案工作和社區(qū)檔案建設工作加大監(jiān)督管理力度，協(xié)助制定相應的管理辦法，使其更好的為百姓服務。同時根據(jù)我縣的實際情況，制定出切實可行的開展民生檔案工作的方案，開始民生檔案調研工作。
二、農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案工作
1、繼續(xù)開展社會主義新農(nóng)村建設檔案工作，加強試點鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案室基礎業(yè)務建設，對未建檔的行政村依據(jù)《檔案法》中有關條款，加強監(jiān)督、檢查、指導，同時建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案業(yè)務工作的指導名冊，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的檔案管理工作逐步達到規(guī)范化、標準化要求。
2、積極開展村級農(nóng)民專業(yè)合作組織的建檔工作，使農(nóng)民專業(yè)合作組織依據(jù)檔案所具有的真實性、可靠性、科學性、健康穩(wěn)步地向前發(fā)展。
三、經(jīng)濟科技檔案工作
1、民營企業(yè)檔案工作
對已上報的規(guī)模以上民營企業(yè)和新增的民營企業(yè)，建檔工作要做到身臨其境，指導到位，使民營企業(yè)檔案工作更好地為縣域經(jīng)濟服務。
2、國有企業(yè)檔案工作
加強對國有企業(yè)檔案工作的執(zhí)法力度，對不符合《檔案法》要求的企業(yè)，要下發(fā)檔案執(zhí)法檢查通知書，并責令其限期整改。對我縣國有改制企業(yè)的檔案工作進行管理和處置，并制定檔案處置意見。
3、林權制度改革試點檔案工作
為更好地開展林權制度改革試點檔案工作，使檔案工作與林權制度改革工作同步進行，我局將與林業(yè)部門溝通，積極配合林業(yè)部門的檔案工作人員制定《文件材料歸檔范圍》，建立健全檔案工作各種制度，并有相應的安全防護措施，借以維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命。
4、重點建設項目檔案工作
積極參與重點建設項目檔案的專項與竣工驗收工作。對驗收結果擬寫真實的驗收報告、驗收意見。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關規(guī)定，對重點建設項目檔案工作進行執(zhí)法檢查，如有違反法律法規(guī)現(xiàn)象，將對有關建設部門下發(fā)檔案行政執(zhí)法檢查通知書，并責令其限期整改。
樺川縣檔案局
2012年檔案業(yè)務工作計劃的延伸閱讀：如何寫好你的工作計劃
一、進一步健全組織，加強領導
把檔案工作列入單位年度工作計劃，明確分管領導；各種檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。在管理措施上，領導組織全體人員認真學習《檔案法》及有關資料，研究制定檔案整理歸檔制度；會計檔案管理辦法；檔案借（查）閱制度；檔案保密制度；檔案鑒定、銷毀制度；檔案收集制度；檔案統(tǒng)計制度；檔案保管制度；檔案員崗位職責和達標升級有關措施及方案，同時還加強對各科室文件材料的收集、整理、歸檔工作指導，從制度上、措施上有效地保證了檔案工作地順利開展。檔案工作人員積極參加區(qū)檔案局組織的業(yè)務培訓學習，經(jīng)培訓上崗，了解工作職能，熟悉業(yè)務，政治素質好、責任心強、愛崗敬業(yè)。
根據(jù)檔案管理的實際需要和縣檔案局的專項目標要求，縣旅游局配備檔案柜、辦公桌椅、電腦等基本的辦公設施，添置門窗、窗簾，基本上滿足了檔案室防火、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防濕、防鼠、防磁等的要求。
二、檔案業(yè)務建設情況
根據(jù)《檔案法》和《機關檔案工作建設規(guī)范》的要求，結合我區(qū)檔案管理業(yè)務建設的情況，每年我們按照區(qū)檔案局安排的時間按時立卷，請他們現(xiàn)場指導，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，既得到了檔案部門的監(jiān)督指導，又減少了無效勞動，提高了案卷質量，保障了檔案管理的時效性和系統(tǒng)性。對于各基層單位的檔案管理工作，我們經(jīng)常深入基層，要求認真嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)立卷，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔等工作。
三、檔案信息化建設情況
我局從2012年始將信息化建設納入重要議事日程，使用檔案局推薦認可的檔案管理軟件，建立了較完善的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫，積極推進文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設，探索建立電子文件數(shù)據(jù)庫。
四、檔案服務監(jiān)測情況
按照《檔案法》的規(guī)定，結合我局實際情況，建立健全了八項檔案管理制度，即：檔案保管制度、各種文件材料歸檔制度、檔案查閱利用制度，檔案鑒定銷毀制度、檔案資料保密制度、檔案工作人員守則。按規(guī)定收集整理文書、財會、設備、圖片等檔案。
五、下一步工作計劃及打算
1、強化檔案為領導決策和部門工作服務的意識。圍繞市衛(wèi)生局的工作重點，選好題，收集好材料，加強研究、開發(fā)適用的檔案信息，主動為領導決策提供參考；開展檔案服務利用工作，深化項目檔案工作，將檔案服務工作向全面建設小康社會第一線延伸，加大對重大事件（合同、協(xié)議）的規(guī)范建檔力度。
2、整體推進檔案信息化進程,繼續(xù)推進檔案網(wǎng)絡建設。努力與檔案信息化接軌，做好互聯(lián)網(wǎng)站檔案信息服務工作。
3、搶抓機遇，切實加強綜合檔案室基礎設施建設和業(yè)務建設。
4、加強檔案保護，開展檔案修裱、消毒等工作，保證館藏檔案完整齊全，延長檔案壽命。
5、加強監(jiān)督，繼續(xù)開展檔案監(jiān)督檢查工作。
一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況
1、檔案工作的計劃、總結短缺。基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結中，專職檔案員檔案工作沒有正式的年度計劃、總結。例如，平谷區(qū)檔案局在年底對基層單位檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有30%的基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結，基層單位專職檔案員中有80%的人沒有制訂正式的全年檔案工作計劃，95%的專職檔案員中以年底執(zhí)法檢查自查報告作為檔案工作年底總結。
2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種，一種是檔案員調整交接工作時的手續(xù)，另一種是業(yè)務科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有，但不規(guī)范，手續(xù)內容和樣式不統(tǒng)一；第二種手續(xù)，多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。據(jù)平谷區(qū)檔案局年底檔案執(zhí)法檢查第二組統(tǒng)計，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了檔案員，且全部做了交接手續(xù)，但只有民政局一家交接手續(xù)上有交接兩人簽字和領導作為見證人簽字。另外第二組檢查發(fā)現(xiàn)，20%基層單位專職檔案員收集業(yè)務科室檔案材料時給對方寫張收條留給對方；50%檔案員直接拿走不給辦手續(xù)，只是在自己的本上做個總數(shù)記錄；30%檔案員既不給業(yè)務人員辦手續(xù)，自己也不記錄。
3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作。基層單位檔案室中，經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。例如平谷區(qū)檔案局在年底檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，只有15%的基層單位有投放鼠藥、防蟲藥的記錄，但不規(guī)范，有10%的基層單位有安全檢查記錄，但其內容記錄不詳細?；鶎訖n案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50%的單位。
4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過會議學習、組織檔案知識答題、檔案知識競賽的形式進行，也可以通過展覽、展示的形式進行，還可以通過舉辦各種專項活動的形式進行。基層單位開展檔案宣傳工作時，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區(qū)基層立檔單位85%在黨委會議或機關全體會議上學習過檔案法律、法規(guī)或有關檔案文件，這些單位中，95%會議記錄上有記載，98%沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位40%組織過檔案知識競賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位20%舉辦過檔案展覽或展示，它們中有90%文字記錄，但全部沒有聲像記錄。
二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因
1、思想不重視，檔案意識淡薄?；鶎訂挝活I導對檔案工作的態(tài)度，直接影響檔案工作的開展。有些領導沒有認識檔案工作的重要性，認為只要按時歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時不出問題就行，檔案工作不計入年底考核。這種態(tài)度直接造成機關或主觀部門工作計劃、總結內容沒有涵蓋檔案工作，機關從不宣傳檔案工作。檔案員沒有按要求開展檔案基礎業(yè)務工作，檔案員頻繁變動沒有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。
2、檔案員兼職太多，變換頻繁?；鶎訂挝粰n案員兼職過多，沒有時間、精力按要求開展檔案工作，導致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓，導致新檔案員不熟悉檔案工作，多數(shù)業(yè)務沒有開展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。
3、檔案工作規(guī)范標準不完善。檔案工作規(guī)范標準多年沒有改動，原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴，工作記錄沒有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應當前檔案工作的發(fā)展水平。所以導致基層檔案工作記錄短缺。
4、檔案員業(yè)務素質限制。有些基層檔案員沒有按時參加檔案局組織的業(yè)務培訓，業(yè)務知識仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。
三、解決的方法
1、規(guī)范基層單位檔案工作標準，實行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門首先應該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標準，明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計劃、總結，基層單位計劃、總結內容要涵蓋檔案工作。基層單位檔案工作標準要規(guī)定檔案基礎業(yè)務工作的標準，如檔案室要嚴格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對檔案室安全檢查的時間和不定期檢查的次數(shù)，安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄?；鶎訂挝粰n案工作標準要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。
2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，要求基層單位檔案工作記錄隨時通過網(wǎng)絡傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的，是檔案工作的真實記錄，不允許出現(xiàn)假記錄即杜撰的記錄或者集中補充的記錄。現(xiàn)階段基層單位可以通過電子郵件報送電子的檔案工作記錄，當檔案網(wǎng)絡完全建立起來之后，可以在網(wǎng)絡上開展檔案工作，當時形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門保存。制度中應規(guī)定記錄的方法和形式，針對不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場聲像記錄，而檔案工作計劃、總結只要求文字記錄等。制度也應規(guī)定記錄內容要求，如交接手續(xù)要有雙方當事人簽字和領導見證簽字、檔案的數(shù)量等內容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發(fā)現(xiàn)的問題等內容等等。
基層單位檔案工作記錄是單位開展檔案工作的全面的真實記錄，可以反映基層單位和檔案員進行檔案日常管理工作的詳細情況，可以體現(xiàn)基層單位對檔案工作的態(tài)度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態(tài)度、業(yè)務熟練程度、工作數(shù)量、進度和質量?；鶎訂挝粰n案工作記錄可以為檔案工作研究提供準確的數(shù)據(jù)，可作為新檔案員學習業(yè)務的“工具書”和實際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標。
一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況
1、檔案工作的計劃、總結短缺?；鶎訂挝粰n案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結中，專職檔案員檔案工作沒有正式的年度計劃、總結。例如，平谷區(qū)檔案局在年底對基層單位檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有30％的基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結，基層單位專職檔案員中有80％的人沒有制訂正式的全年檔案工作計劃，95％的專職檔案員中以年底執(zhí)法檢查自查報告作為檔案工作年底總結。
2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種，一種是檔案員調整交接工作時的手續(xù)，另一種是業(yè)務科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有，但不規(guī)范，手續(xù)內容和樣式不統(tǒng)一；第二種手續(xù)，多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。據(jù)平谷區(qū)檔案局年底檔案執(zhí)法檢查第二組統(tǒng)計，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了檔案員，且全部做了交接手續(xù)，但只有民政局一家交接手續(xù)上有交接兩人簽字和領導作為見證人簽字。另外第二組檢查發(fā)現(xiàn)，20％基層單位專職檔案員收集業(yè)務科室檔案材料時給對方寫張收條留給對方；50％檔案員直接拿走不給辦手續(xù)，只是在自己的本上做個總數(shù)記錄；30％檔案員既不給業(yè)務人員辦手續(xù)，自己也不記錄。
3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作?；鶎訂挝粰n案室中，經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。例如平谷區(qū)檔案局在年底檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，只有15％的基層單位有投放鼠藥、防蟲藥的記錄，但不規(guī)范，有10％的基層單位有安全檢查記錄，但其內容記錄不詳細。基層檔案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50％的單位。
4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過會議學習、組織檔案知識答題、檔案知識競賽的形式進行，也可以通過展覽、展示的形式進行，還可以通過舉辦各種專項活動的形式進行?；鶎訂挝婚_展檔案宣傳工作時，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區(qū)基層立檔單位85％在黨委會議或機關全體會議上學習過檔案法律、法規(guī)或有關檔案文件，這些單位中，95％會議記錄上有記載，98％沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位40％組織過檔案知識競賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位20％舉辦過檔案展覽或展示，它們中有90％文字記錄，但全部沒有聲像記錄。
基層單位檔案工作記錄短缺的現(xiàn)狀，導致無法劃清問題的責任，直接影響了對檔案工作的考核成績，也影響了基層單位檔案工作的發(fā)展、進步。如沒有檔案工作計劃、總結，使得基層檔案工作雜亂無章，沒有連續(xù)性，造成單位領導不了解檔案工作數(shù)量和進度，那么領導在安排工作時就沒有給檔案工作留有必要的時間，所以檔案工作就不可能按要求完成，即使完成工作數(shù)量。但質量也不高。如沒有檔案基礎業(yè)務工作記錄和宣傳記錄?？己藭r就無法證明有些工作開展與否。如果沒有檔案交接手續(xù)。發(fā)生檔案丟失就無法分清責任。
二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因
1、思想不重視，檔案意識淡薄?；鶎訂挝活I導對檔案工作的態(tài)度，直接影響檔案工作的開展。有些領導沒有認識檔案工作的重要性，認為只要按時歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時不出問題就行，檔案工作不計入年底考核。這種態(tài)度直接造成機關或主觀部門工作計劃、總結內容沒有涵蓋檔案工作，機關從不宣傳檔案工作。檔案員沒有按要求開展檔案基礎業(yè)務工作，檔案員頻繁變動沒有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。
2、檔案員兼職太多，變換頻繁?；鶎訂挝粰n案員兼職過多，沒有時間、精力按要求開展檔案工作，導致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓，導致新檔案員不熟悉檔案工作，多數(shù)業(yè)務沒有開展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。
3、檔案工作規(guī)范標準不完善。檔案工作規(guī)范標準多年沒有改動，原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴，工作記錄沒有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應當前檔案工作的發(fā)展水平。所以導致基層檔案工作記錄短缺。
4、檔案員業(yè)務素質限制。有些基層檔案員沒有按時參加檔案局組織的業(yè)務培訓，業(yè)務知識仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。
三、解決的方法
1、規(guī)范基層單位檔案工作標準，實行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門首先應該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標準，明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計劃、總結，基層單位計劃、總結內容要涵蓋檔案工作?；鶎訂挝粰n案工作標準要規(guī)定檔案基礎業(yè)務工作的標準，如檔案室要嚴格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對檔案室安全檢查的時間和不定期檢查的次數(shù)，安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄。基層單位檔案工作標準要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。
2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，要求基層單位檔案工作記錄隨時通過網(wǎng)絡傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的，是檔案工作的真實記錄，不允許出現(xiàn)假記錄即杜撰的記錄或者集中補充的記錄。現(xiàn)階段基層單位可以通過電子郵件報送電子的檔案工作記錄，當檔案網(wǎng)絡完全建立起來之后，可以在網(wǎng)絡上開展檔案工作，當時形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門保存。制度中應規(guī)定記錄的方法和形式，針對不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場聲像記錄，而檔案工作計劃、總結只要求文字記錄等。制度也應規(guī)定記錄內容要求，如交接手續(xù)要有雙方當事人簽字和領導見證簽字、檔案的數(shù)量等內容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發(fā)現(xiàn)的問題等內容等等。
3、基層單位報送檔案工作記錄渠道暢通。現(xiàn)階段可以申請專用的大容量電子郵箱，供基層單位報送電子檔案工作記錄。將來應全面使用統(tǒng)一檔案專用軟件，基層檔案工作可以全部在網(wǎng)絡進行，形成檔案工作記錄自動保存到檔案行政管理部門。例如平谷區(qū)檔案局已經(jīng)開發(fā)出檔案辦公專用軟件，在本區(qū)選取試點單位開始使用，經(jīng)過修改、完善，成熟后將在全區(qū)全面推廣，到時可以實現(xiàn)基層單位檔案工作全部在網(wǎng)絡上進行。檔案工作記錄自動保存、傳輸?shù)絽^(qū)檔案局服務器上。
4、及時組織基層單位進行培訓，提高檔案員的整體素質。本地區(qū)的基層單位檔案工作規(guī)范化標準和檔案工作記錄制度出臺后，檔案行政管理部門對本地區(qū)基層單位主管檔案領導和檔案員要及時組織培訓，及早在本地區(qū)全面推廣。
基層單位檔案工作記錄是單位開展檔案工作的全面的真實記錄，可以反映基層單位和檔案員進行檔案日常管理工作的詳細情況，可以體現(xiàn)基層單位對檔案工作的態(tài)度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態(tài)度、業(yè)務熟練程度、工作數(shù)量、進度和質量。基層單位檔案工作記錄可以為檔案工作研究提供準確的數(shù)據(jù)，可作為新檔案員學習業(yè)務的“工具書”和實際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標。
一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況
1、檔案工作的計劃、總結短缺。基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結中，專職檔案員檔案工作沒有正式的年度計劃、總結。例如，平谷區(qū)檔案局在年底對基層單位檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有30％的基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結，基層單位專職檔案員中有80％的人沒有制訂正式的全年檔案工作計劃，95％的專職檔案員中以年底執(zhí)法檢查自查報告作為檔案工作年底總結。
2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種，一種是檔案員調整交接工作時的手續(xù)，另一種是業(yè)務科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有，但不規(guī)范，手續(xù)內容和樣式不統(tǒng)一；第二種手續(xù)，多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。據(jù)平谷區(qū)檔案局年底檔案執(zhí)法檢查第二組統(tǒng)計，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了檔案員，且全部做了交接手續(xù)，但只有民政局一家交接手續(xù)上有交接兩人簽字和領導作為見證人簽字。另外第二組檢查發(fā)現(xiàn)，20％基層單位專職檔案員收集業(yè)務科室檔案材料時給對方寫張收條留給對方；50％檔案員直接拿走不給辦手續(xù)，只是在自己的本上做個總數(shù)記錄；30％檔案員既不給業(yè)務人員辦手續(xù)，自己也不記錄。
3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作?；鶎訂挝粰n案室中，經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。例如平谷區(qū)檔案局在年底檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，只有15％的基層單位有投放鼠藥、防蟲藥的記錄，但不規(guī)范，有10％的基層單位有安全檢查記錄，但其內容記錄不詳細?；鶎訖n案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50％的單位。
4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過會議學習、組織檔案知識答題、檔案知識競賽的形式進行，也可以通過展覽、展示的形式進行，還可以通過舉辦各種專項活動的形式進行?；鶎訂挝婚_展檔案宣傳工作時，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區(qū)基層立檔單位85％在黨委會議或機關全體會議上學習過檔案法律、法規(guī)或有關檔案文件，這些單位中，95％會議記錄上有記載，98％沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位40％組織過檔案知識競賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位20％舉辦過檔案展覽或展示，它們中有90％文字記錄，但全部沒有聲像記錄。
基層單位檔案工作記錄短缺的現(xiàn)狀，導致無法劃清問題的責任，直接影響了對檔案工作的考核成績，也影響了基層單位檔案工作的發(fā)展、進步。如沒有檔案工作計劃、總結，使得基層檔案工作雜亂無章，沒有連續(xù)性，造成單位領導不了解檔案工作數(shù)量和進度，那么領導在安排工作時就沒有給檔案工作留有必要的時間，所以檔案工作就不可能按要求完成，即使完成工作數(shù)量。但質量也不高。如沒有檔案基礎業(yè)務工作記錄和宣傳記錄?？己藭r就無法證明有些工作開展與否。如果沒有檔案交接手續(xù)。發(fā)生檔案丟失就無法分清責任。
二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因
1、思想不重視，檔案意識淡薄?；鶎訂挝活I導對檔案工作的態(tài)度，直接影響檔案工作的開展。有些領導沒有認識檔案工作的重要性，認為只要按時歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時不出問題就行，檔案工作不計入年底考核。這種態(tài)度直接造成機關或主觀部門工作計劃、總結內容沒有涵蓋檔案工作，機關從不宣傳檔案工作。檔案員沒有按要求開展檔案基礎業(yè)務工作，檔案員頻繁變動沒有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。
2、檔案員兼職太多，變換頻繁?；鶎訂挝粰n案員兼職過多，沒有時間、精力按要求開展檔案工作，導致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓，導致新檔案員不熟悉檔案工作，多數(shù)業(yè)務沒有開展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。
3、檔案工作規(guī)范標準不完善。檔案工作規(guī)范標準多年沒有改動，原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴，工作記錄沒有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應當前檔案工作的發(fā)展水平。所以導致基層檔案工作記錄短缺。
4、檔案員業(yè)務素質限制。有些基層檔案員沒有按時參加檔案局組織的業(yè)務培訓，業(yè)務知識仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。
三、解決的方法
1、規(guī)范基層單位檔案工作標準，實行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門首先應該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標準，明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計劃、總結，基層單位計劃、總結內容要涵蓋檔案工作?；鶎訂挝粰n案工作標準要規(guī)定檔案基礎業(yè)務工作的標準，如檔案室要嚴格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對檔案室安全檢查的時間和不定期檢查的次數(shù)，安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄。基層單位檔案工作標準要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。
2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，要求基層單位檔案工作記錄隨時通過網(wǎng)絡傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的，是檔案工作的真實記錄，不允許出現(xiàn)假記錄即杜撰的記錄或者集中補充的記錄?，F(xiàn)階段基層單位可以通過電子郵件報送電子的檔案工作記錄，當檔案網(wǎng)絡完全建立起來之后，可以在網(wǎng)絡上開展檔案工作，當時形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門保存。制度中應規(guī)定記錄的方法和形式，針對不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場聲像記錄，而檔案工作計劃、總結只要求文字記錄等。制度也應規(guī)定記錄內容要求，如交接手續(xù)要有雙方當事人簽字和領導見證簽字、檔案的數(shù)量等內容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發(fā)現(xiàn)的問題等內容等等。
3、基層單位報送檔案工作記錄渠道暢通。現(xiàn)階段可以申請專用的大容量電子郵箱，供基層單位報送電子檔案工作記錄。將來應全面使用統(tǒng)一檔案專用軟件，基層檔案工作可以全部在網(wǎng)絡進行，形成檔案工作記錄自動保存到檔案行政管理部門。例如平谷區(qū)檔案局已經(jīng)開發(fā)出檔案辦公專用軟件，在本區(qū)選取試點單位開始使用，經(jīng)過修改、完善，成熟后將在全區(qū)全面推廣，到時可以實現(xiàn)基層單位檔案工作全部在網(wǎng)絡上進行。檔案工作記錄自動保存、傳輸?shù)絽^(qū)檔案局服務器上。
4、及時組織基層單位進行培訓，提高檔案員的整體素質。本地區(qū)的基層單位檔案工作規(guī)范化標準和檔案工作記錄制度出臺后，檔案行政管理部門對本地區(qū)基層單位主管檔案領導和檔案員要及時組織培訓，及早在本地區(qū)全面推廣。
基層單位檔案工作記錄是單位開展檔案工作的全面的真實記錄，可以反映基層單位和檔案員進行檔案日常管理工作的詳細情況，可以體現(xiàn)基層單位對檔案工作的態(tài)度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態(tài)度、業(yè)務熟練程度、工作數(shù)量、進度和質量?；鶎訂挝粰n案工作記錄可以為檔案工作研究提供準確的數(shù)據(jù)，可作為新檔案員學習業(yè)務的“工具書”和實際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標。
一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況
1、檔案工作的計劃、總結短缺?；鶎訂挝粰n案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結中，專職檔案員檔案工作沒有正式的年度計劃、總結。例如，平谷區(qū)檔案局在年底對基層單位檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有30％的基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結，基層單位專職檔案員中有80％的人沒有制訂正式的全年檔案工作計劃，95％的專職檔案員中以年底執(zhí)法檢查自查報告作為檔案工作年底總結。
2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種，一種是檔案員調整交接工作時的手續(xù)，另一種是業(yè)務科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有，但不規(guī)范，手續(xù)內容和樣式不統(tǒng)一；第二種手續(xù)，多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。據(jù)平谷區(qū)檔案局年底檔案執(zhí)法檢查第二組統(tǒng)計，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了檔案員，且全部做了交接手續(xù)，但只有民政局一家交接手續(xù)上有交接兩人簽字和領導作為見證人簽字。另外第二組檢查發(fā)現(xiàn)，20％基層單位專職檔案員收集業(yè)務科室檔案材料時給對方寫張收條留給對方；50％檔案員直接拿走不給辦手續(xù)，只是在自己的本上做個總數(shù)記錄；30％檔案員既不給業(yè)務人員辦手續(xù)，自己也不記錄。
3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作?；鶎訂挝粰n案室中，經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。例如平谷區(qū)檔案局在年底檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，只有15％的基層單位有投放鼠藥、防蟲藥的記錄，但不規(guī)范，有10％的基層單位有安全檢查記錄，但其內容記錄不詳細。基層檔案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50％的單位。
4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過會議學習、組織檔案知識答題、檔案知識競賽的形式進行，也可以通過展覽、展示的形式進行，還可以通過舉辦各種專項活動的形式進行。基層單位開展檔案宣傳工作時，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區(qū)基層立檔單位85％在黨委會議或機關全體會議上學習過檔案法律、法規(guī)或有關檔案文件，這些單位中，95％會議記錄上有記載，98％沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位40％組織過檔案知識競賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位20％舉辦過檔案展覽或展示，它們中有90％文字記錄，但全部沒有聲像記錄。
基層單位檔案工作記錄短缺的現(xiàn)狀，導致無法劃清問題的責任，直接影響了對檔案工作的考核成績，也影響了基層單位檔案工作的發(fā)展、進步。如沒有檔案工作計劃、總結，使得基層檔案工作雜亂無章，沒有連續(xù)性，造成單位領導不了解檔案工作數(shù)量和進度，那么領導在安排工作時就沒有給檔案工作留有必要的時間，所以檔案工作就不可能按要求完成，即使完成工作數(shù)量。但質量也不高。如沒有檔案基礎業(yè)務工作記錄和宣傳記錄。考核時就無法證明有些工作開展與否。如果沒有檔案交接手續(xù)。發(fā)生檔案丟失就無法分清責任。
二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因
1、思想不重視，檔案意識淡薄?；鶎訂挝活I導對檔案工作的態(tài)度，直接影響檔案工作的開展。有些領導沒有認識檔案工作的重要性，認為只要按時歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時不出問題就行，檔案工作不計入年底考核。這種態(tài)度直接造成機關或主觀部門工作計劃、總結內容沒有涵蓋檔案工作，機關從不宣傳檔案工作。檔案員沒有按要求開展檔案基礎業(yè)務工作，檔案員頻繁變動沒有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。
2、檔案員兼職太多，變換頻繁?；鶎訂挝粰n案員兼職過多，沒有時間、精力按要求開展檔案工作，導致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓，導致新檔案員不熟悉檔案工作，多數(shù)業(yè)務沒有開展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。
3、檔案工作規(guī)范標準不完善。檔案工作規(guī)范標準多年沒有改動，原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴，工作記錄沒有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應當前檔案工作的發(fā)展水平。所以導致基層檔案工作記錄短缺。
4、檔案員業(yè)務素質限制。有些基層檔案員沒有按時參加檔案局組織的業(yè)務培訓，業(yè)務知識仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。
三、解決的方法
1、規(guī)范基層單位檔案工作標準，實行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門首先應該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標準，明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計劃、總結，基層單位計劃、總結內容要涵蓋檔案工作?；鶎訂挝粰n案工作標準要規(guī)定檔案基礎業(yè)務工作的標準，如檔案室要嚴格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對檔案室安全檢查的時間和不定期檢查的次數(shù)，安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄?；鶎訂挝粰n案工作標準要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。
2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，要求基層單位檔案工作記錄隨時通過網(wǎng)絡傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的，是檔案工作的真實記錄，不允許出現(xiàn)假記錄即杜撰的記錄或者集中補充的記錄?，F(xiàn)階段基層單位可以通過電子郵件報送電子的檔案工作記錄，當檔案網(wǎng)絡完全建立起來之后，可以在網(wǎng)絡上開展檔案工作，當時形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門保存。制度中應規(guī)定記錄的方法和形式，針對不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場聲像記錄，而檔案工作計劃、總結只要求文字記錄等。制度也應規(guī)定記錄內容要求，如交接手續(xù)要有雙方當事人簽字和領導見證簽字、檔案的數(shù)量等內容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發(fā)現(xiàn)的問題等內容等等。
3、基層單位報送檔案工作記錄渠道暢通。現(xiàn)階段可以申請專用的大容量電子郵箱，供基層單位報送電子檔案工作記錄。將來應全面使用統(tǒng)一檔案專用軟件，基層檔案工作可以全部在網(wǎng)絡進行，形成檔案工作記錄自動保存到檔案行政管理部門。例如平谷區(qū)檔案局已經(jīng)開發(fā)出檔案辦公專用軟件，在本區(qū)選取試點單位開始使用，經(jīng)過修改、完善，成熟后將在全區(qū)全面推廣，到時可以實現(xiàn)基層單位檔案工作全部在網(wǎng)絡上進行。檔案工作記錄自動保存、傳輸?shù)絽^(qū)檔案局服務器上。
4、及時組織基層單位進行培訓，提高檔案員的整體素質。本地區(qū)的基層單位檔案工作規(guī)范化標準和檔案工作記錄制度出臺后，檔案行政管理部門對本地區(qū)基層單位主管檔案領導和檔案員要及時組織培訓，及早在本地區(qū)全面推廣。
一、加強領導，提高認識，切實把平安綜合治理工作落到實處
一是成立了以局長任組長、副局長任副組長、各科室人員人為成員的檔案局平安綜治工作領導小組；二是把平安綜治工作納入重要議事日程，凡全局研究工作，始終把平安綜治工作作為重要議題進行研究部署，堅持每季專題研究一次的工作制度；三是制定平安綜治工作實施方案，與檔案業(yè)務工作同部署、同檢查、同考核、同督導，主要領導親自抓，相關科室負責人具體抓，集中精力、集中時間，責任到人，措施到位，確保了該工作取得實效；四是健全完善各項綜合治理規(guī)章制度。我局制定了《區(qū)檔案局庫房管理制度》、《區(qū)檔案局節(jié)假日值班制度》等加強機關管理的規(guī)章制度。從工作管理、紀律管理、學習管理、崗位職責、綜合治理等方面進行量化質化規(guī)范工作、規(guī)范行為，使全局綜合治理工作做到了有組織、有領導、有工作措施、有檢查考核。
二、抓住重點，逐項落實，做好檔案安全監(jiān)管
